1.
Dokumentami, na podstawie których przetwarza się dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, są:
1)
karta rejestracyjna;
2)
zawiadomienie o zmianach ewidencyjnych, zwane dalej "zawiadomieniem";
3)
zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego;
4)
zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem.
2.
Kartę rejestracyjną sporządza sąd pierwszej instancji niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia wydanego wobec osoby, o której mowa w art. 1 zakres danych gromadzonych w Rejestrze, ust. 2 pkt 1-7, lub wobec podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 1 zakres danych gromadzonych w Rejestrze, ust. 3.
3.
Zawiadomienie jest sporządzane przez:
1)
organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe oraz w sprawach nieletnich;
2)
sąd orzekający o tymczasowym aresztowaniu wykonywanym w zakładzie leczniczym lub umieszczeniu nieletniego w schronisku dla nieletnich;
3)
sąd wydający postanowienie o poszukiwaniu listem gończym;
4)
prokuratora wydającego postanowienie o poszukiwaniu listem gończym lub o uchyleniu tymczasowego aresztowania.
4.
Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego sporządza organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe.
5.
Zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem sporządza i przesyła właściwy organ państwa obcego.
6.
Zawiadomienia o skazaniu, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem przesyłane przez organy centralne państw członkowskich Unii Europejskiej przekazywane są za pośrednictwem systemu ECRIS, chyba że nie będzie to możliwe z przyczyn technicznych.
