1471/DPR1/423/1/07/MK

Pytanie podatnika:

Czy faktury wystawiane przez kontrahentów zagranicznych, przesyłane do Banku drogą elektroniczną mogą być uznane za wystarczający dowód poniesienia wydatku oraz stanowić mogą podstawę dokonania jego kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów.

P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku Strony z dnia 02.01.2007r., o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tj. czy faktury wystawiane przez kontrahentów zagranicznych, przesyłane do Banku drogą elektroniczną mogą być uznane za wystarczający dowód poniesienia wydatku oraz stanowić mogą podstawę dokonania jego kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie #8722; biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny

postanawia:

uznać stanowisko Strony za prawidłowe.

Uzasadnienie

Z przedstawionego przez Stronę stanu faktycznego wynika, że Bank w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawiera umowy z kontrahentami zagranicznymi, w wyniku których dokonują oni określonych świadczeń na rzecz Banku. Świadczenia te w ocenie Banku są bezpośrednio związane z jego działalnością i z perspektywy art. 15 ust. 1 w związku z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty poniesione na podstawie przedmiotowych umów mogą być kwalifikowane jako poniesione w celu osiągnięcia przychodów. W ramach przyjętej przez podmioty zagraniczne praktyki dokumentowania rozliczeń, Bank otrzymuje faktury od kontrahentów drogą elektroniczną. Kontrahenci ci nie są podmiotami polskimi, w związku z czym nie obowiązują ich polskie regulacje. Wystawione przez nich dokumenty podlegają kontroli merytorycznej, polegającej na zbadaniu, czy odpowiadają one warunkom umowy. Kontrola ta przeprowadzana jest w jednostkach organizacyjnych Banku odpowiedzialnych za administrowanie daną umową. Osoba dokonująca kontroli sporządza ponadto dokumentację, która dołączana jest do faktury. Następnie faktura wraz z dołączoną dokumentacją przechodzą kontrolę formalno-rachunkową, która polega na ustaleniu, czy dokumentacja jest kompletna i nie zawiera błędów rachunkowych.

Zdaniem Banku przepis art. 9 ust. 1 ustawy o pdop nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy oraz nakazuje prowadzić ją zgodnie z odrębnymi przepisami. Biorąc pod uwagę powyższe, koszty uzyskania przychodów powinny być dokumentowane w sposób, który określają przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości. Zgodnie z zasadami określonymi w powołanej regulacji, dana jednostka ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe, w których dokonuje się zapisów na podstawie dowodów księgowych. Ustawa określa wymagania, jakie powinien spełniać dowód księgowy. W świetle art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości powinien on zawierać między innymi podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów, jednak zgodnie z art. 21 ust. 1a nie ma takiego obowiązku, jeżeli brak obowiązku wynika z odrębnych przepisów.

W analizowanej sytuacji wskazane regulacje nie obowiązują kontrahenta Banku – podmiotu zagranicznego a porządek prawny wiążący tegoż kontrahenta nie rzadko pozostaje niespójny z ustawą o rachunkowości.Bank podkreśla, iż w świetle utrwalonego orzecznictwa NSA nawet brak prawidłowego udokumentowania wydatków nie wyklucza prawa zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Dla potwierdzenia powyższego Bank powołuje się na wyrok NSA z dnia 13 marca 2001r. sygn. III SA 68/00 oraz z dnia 17 kwietnia 1998r. Sygn. SA/Rz 130/97.Podmioty zagraniczne świadczą usługi bezpośrednio związane z działalnością Banku, a koszty poniesione przez Bank w związku z tymi usługami mają na celu osiągnięcie przychodu. Faktury wystawione są przez powyższe podmioty w sposób zgodny z przepisami kraju ich siedziby. Bank nie ma możliwości sprawdzenia, czy faktury te są rzeczywiście prawidłowo wystawiane na gruncie prawa obowiązującego w krajach kontrahentów, a jest w pełni uprawniony do założenia, że działają oni racjonalnie i skoro dokumentują transakcje w sposób opisany w stanie faktycznym, to jest to zgodne z przepisami ich kraju.

Strona podkreśla, iż podmioty zagraniczne nie są związane normami polskich regulacji, w szczególności dotyczących rachunkowości, dlatego dokumenty przez nie wystawione nie muszą spełniać warunków, które powinien spełniać polski dowód księgowy. Bank nie ma wpływu na sposób realizacji obowiązków w zakresie wystawiania faktur przez te podmioty i nie może nie przyjąć faktur, skoro wystawca wystawił je zgodnie ze swoim prawem. Dokumenty te natomiast wystawione są na podstawie umowy, ponadto weryfikowane zgodnie z wewnętrznie obowiązującą w Banku procedurą, dodatkowo tworzona jest dokumentacja załączona do tychże faktur. Powyższe pozwala na stwierdzenie, że wydatek potwierdzony fakturą przesłaną drogą elektroniczną, poniesiony został w związku z prowadzoną przez Bank działalnością.Mając na uwadze wskazaną argumentację, Bank stoi na stanowisku, iż faktury wystawione przez kontrahentów zagranicznych i przesyłane do Banku w formie elektronicznej stanowią dowód poniesienia wydatku oraz mogą być podstawą dokonywania ich kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów.Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w treści interpretacji organów podatkowych wydanych m.in. przez Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z dnia 7 czerwca 2006r. sygn. 1471/DPD2/423-41/06/AB oraz Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w postanowieniu z dnia 7 marca 2006r. sygn. 1435/DP1/423-116/05/MP.

Biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stanowisko Strony, Naczelnik tut. Urzędu Skarbowego stwierdza co następuje.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W świetle powyższych uregulowań podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o pdop nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 w/w ustawy, na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 ust. 2 stanowi, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej “dowodami źródłowymi”, wśród nich zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.Jednocześnie w art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości określono, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Podatnik uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Bank, podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Bank ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów wykonania usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku prawomocnie zakończonego postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż faktury otrzymywane przez Bank drogą elektroniczną od kontrahentów zagranicznych nie spełniają wszystkich wymogów określonych w ww. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. brak jest podpisów wystawcy faktury. Jednakże faktury te wystawione zostały na podstawie zawartych przez Bank umów z kontrahentami, którzy na ich mocy dokonują na rzecz Banku określone świadczenia. Jednocześnie, faktury te są przez Bank weryfikowane oraz sporządzana jest do nich dodatkowa dokumentacja, która jest dołączana do faktur, pozwalająca na stwierdzenie, że wydatki potwierdzone fakturami zostały poniesione w związku z prowadzoną przez Bank działalnością.

Podkreślić zatem należy, iż w sytuacji, gdy Bank oprócz ww. faktur posiada inne dowody pozwalające na powiązanie ich z wykonaną usługą i wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów (funkcjonowaniem podatnika), to wówczas wydatek ten może zostać uznany za koszt podatkowy. Reasumując, postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Przytoczony przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym. Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami.

W związku z powyższym faktury wystawione przez kontrahentów zagranicznych na rzecz Banku przesłane drogą elektroniczną w ocenie tut. organu podatkowego, mogą stanowić podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na ich podstawie, jednakże przy spełnieniu przesłanek określonych w cyt. wyżej przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak na wstępie.Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.