IPTPB1/415-621/12-5/MAP

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2012 r. (data wpływu 11 października 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 8 stycznia 2013 r. (data wpływu 9 stycznia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej pracownika – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 11 października 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.
Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m. in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 28 grudnia 2012 r., Nr IPTPB1/415-621/12-2/MAP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
Wezwanie z dnia 28 grudnia 2012 r. skutecznie doręczono w dniu 2 stycznia 2013 r., następnie w dniu 9 stycznia 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania w polskiej placówce pocztowej 8 stycznia 2013 r.).
W przedmiotowym wniosku po jego uzupełnieniu zostały przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych metodą memoriałową. Zlecenia przewozu przyjmowane są od różnych firm, na różnych trasach w kraju i za granicą. Dotychczas Wnioskodawca nie wypłacał zatrudnionym kierowcom żadnych dodatkowych świadczeń, a w szczególności świadczeń wynikających z podróży służbowych.
Obecnie kierowcy zażądali świadczeń, a szczególnie świadczeń wynikających z podróży służbowych, tj. diet i zwrotu kosztów noclegu, jako rekompensaty utrzymania poza domem, twierdząc, że inni pracodawcy – przewoźnicy, takich wypłat dokonują. Poinformowali, że jeśli Wnioskodawca nie będzie im tych świadczeń wypłacać, to odejdą z pracy. Wnioskodawca nie chce się z nimi rozstawać, gdyż są to pracownicy sprawdzeni, którzy wywiązują się ze swoich obowiązków. Dbają o powierzony im tabor i towary, potrafią bez żadnych problemów rozliczyć się z dostaw, gdyż ponoszą pełną odpowiedzialność za powierzone im do przewozu towary (poza ubezpieczeniem w transporcie). Wnioskodawca zawarł z kierowcami umowy o pracę na czas nieokreślony (umowy stałe) ze wskazaniem miejsca pracy w X., jako siedziby Jego przedsiębiorstwa.
Diety według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaczynają się od pobytu w delegacji powyżej 8 do 12 godzin.
Czas pracy kierowców określany jest przy pomocy tachometrów lub w przypadku, kiedy samochód nie posiada tachometru, na podstawie oświadczeń kierowców i zapisywany jest w ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Dodatkowo Wnioskodawca zamierza dokumentować podróże służbowe poprzez stosowanie formularzy, używanych w sferze budżetowej, tj. ,,polecenie wyjazdu służbowego”. Zamierza także odnosić w koszty działalności rozliczone wszystkie świadczenia, wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych dla kierowców, na podstawie ,,polecenie wyjazdu służbowego” bez opodatkowania ich oraz czy może wypłaty tych świadczeń zaliczyć w koszty prowadzonej działalności...
Uzupełniając wniosek, Wnioskodawca zadał następujące pytania:
Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń kierowcom (diety i zwrot kosztów noclegów) z tytułu podróży służbowych na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego”, bez opodatkowania ich...
Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłatę świadczeń z tytułu podróży służbowych w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługującej pracownikom w związku z realizacją usług transportowych...
Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie oznaczone w uzupełnieniu wniosku Nr 2. Natomiast w pozostałym zakresie zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, który nie zawiera należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika.
W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że Jego stanowisko odnosi się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i zwrotu kosztów noclegu.
Reasumując Wnioskodawca stwierdził, że zatrudnieni kierowcy powinni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego i związane z tym należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydawanych przez Ministra Właściwego do Spraw Pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, lub poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.
Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
został właściwie udokumentowany,
nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Dyspozycja zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ogranicza kręgu objętych ww. przepisem podmiotów ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju jak i poza jego granicami. Podkreślenia wymaga fakt, że ustawodawca nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową.
Pojęcie podróży służbowej zostało bowiem zdefiniowane w przepisach prawa pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego.
Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Zamierza wypłacać swoim pracownikom świadczenia wynikające z podróży służbowych w postaci diet i zwrotu kosztów noclegu. Wnioskodawca będzie dokumentował podróże służbowe poprzez stosowanie formularzy, używanych w sferze budżetowej, tj. ,,polecenie wyjazdu służbowego”. Zamierza także odnosić w koszty działalności rozliczone wszystkie świadczenia, wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.
Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż Wnioskodawca na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej świadczenia wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, w postaci diet i zwrotu kosztów noclegu, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniach.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji indywidualnej.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.